Сургутский филиал внедрил «Систему 5С»

17 августа 2018, 16:03

В рамках мероприятий, приуроченных к объявленному ПАО «Газпром» в 2018 году Году качества, в сургутском филиале ООО «Газпром информ» было проведено внедрение так называемой «Системы 5С» по повышению качества выполняемой работы за счет сокращения времени на вспомогательные процессы деятельности работников.

Что такое 5С?

Аббревиатура 5С включает в себя набор действий, выполнение которых приводит к требуемым результатам по снижению производственных затрат. В условиях офиса эти действия представляют собой:

1. Сортировка (яп. Seiri) — сортировка всего, что находится в рассматриваемой зоне, и удаление из неё ненужных предметов.

2. Соблюдение порядка (яп. Seiton) — оптимальное расположение нужных предметов, позволяющее легко и эффективно иметь к ним доступа, и сохранение такого расположения.

3. Содержание в чистоте (яп. Seiso) — удаление загрязнений, поддержание чистоты и использование процедур уборки для того, чтобы проверить, содержится ли рабочее место и оборудование в соответствии с утверждёнными нормами.

4. Стандартизация (яп. Seiketsu) — создание основных правил или руководящих принципов, позволяющих содержать рабочее место в порядке и чистоте; наличие наглядных и понятных каждому стандартов для этого.

5. Совершенствование (яп. Shitsuke) — обучение и передача информации для всеобщего выполнения стандартов 5С.

Цель внедрения 5С — сокращение потерь, которые увеличивают затраты времени, капитала и ресурсов, необходимых для выполнения производственных задач.

Основные потери в офисе

Потери

Описание

Релевантность для филиала ООО «Газпром информ» в г. Сургуте

Переделка и исправление

Затраты дополнительного времени, материалов и людских ресурсов на повторное выполнение работы.

Низкая. Уровень специалистов филиала сводит затраты на переделку к минимуму.

Ожидание

Потери от ожидания чего-либо: людей, оборудования, информации.

Средняя. Для снижения времени на поиск нужной проектной информации принято решение о реструктуризации сетевого хранилища.

Ненужные движения

Любое движение, которое не добавляет ценности продукту или не ведёт к решению задачи.

Высокая. Рациональное расположение общего офисного оборудования повышает удобство использования. Маркировка структурных подразделений уменьшает время на поиск нужных специалистов как для работников, так и для гостей филиала.

Простои оборудования

Любое время ожидания, которое возникло вследствие поломок оборудования, снижения его производительности или вынужденного изменения режимов работы.

Высокая. Доступность общего офисного оборудования сводит к минимуму задержки в работе специалистов.

Излишние запасы

Являются следствием неоптимального расходования бюджета, занимают полезное пространство.

Высокая. На рабочих местах специалистов зачастую оседает больше канцелярских товаров, чем им нужно для выполнения производственных задач.

Проверки

Выявляют лишь дефекты (т.е. следствие), а не ошибки (т.е. причину).

Низкая. Процесс частично автоматизирован и не требует первоочередной проработки.

Первые шаги по внедрению «Системы 5С» в филиале ООО «Газпром информ» в Сургуте были сделаны в 2015 году. Члены группы внедрения проделали большую работу по разработке стандартов рабочих зон, мест общего пользования и складов; провели инструктаж работников филиала; на регулярной основе стали проводить аудиты с целью проверки уровня применения принципов 5С в филиале.

Результаты первого этапа внедрения 5С

Места общего пользования

Места общего пользования


В связи с изменением местоположения филиала пришлось начать внедрение 5С заново. Группа внедрения 5С актуализировала стандарты и запланировала список мероприятий, среди которых:

· Фотосессия работников — для обеспечения унифицированными фотографиями для использования в корпоративной Сети и в кабинетных указателях:

Руководитель группы 5С Александр Рымогаев

Руководитель группы 5С Александр Рымогаев


· Рассылка обучающих материалов — для популяризации принципов 5С среди работников филиала.

· Реорганизация и стандартизация структуры сетевого хранилища.

· Проведение конкурса на звание лучшего структурного подразделения филиала по «Системе 5С», который вошёл в список предложений по реализации «Плана мероприятий Года качества в ПАО „Газпром“ в 2018 году» в филиале ООО «Газпром информ» в г. Сургуте. В конкурсе задействованы все работники филиала (более 100 человек).

Примеры применения принципов 5С на рабочих местах:

Схема расположения специалистов уменьшает время на поиски нужного работника Филиала:


Маркировка канцелярских принадлежностей уменьшает время специалиста на поиски нужных предметов:

Маркировка канцелярских принадлежностей

Маркировка канцелярских принадлежностей


Маркировка документации позволяет правильно расположить папки с документами в месте их хранения:


Содержание рабочего места в чистоте и порядке обеспечивает высокую эффективность работы специалиста и сводит к минимуму количество отвлекающих факторов. Аудиты на рабочих местах призваны обеспечить переход состояния рабочих мест от первого ко второму:

Рабочее место: было

Рабочее место: было


Сложности внедрения

Основная сложность при внедрении «Системы 5С» — работники не понимают, зачем им это нужно. Ввиду индивидуальных особенностей они не желают приводить свои рабочие места к стандартам, считая это посягательством на их личное пространство. С этой проблемой столкнулись и первые западные компании, перенявшие идеи 5С у Японии, где более развит авторитарный режим управления на производстве. В данном случае требуется подготовка работников, поиск компромисса в определении границ между «рабочим» и «личным» пространствами. Для этих целей в филиале применяются следующие методы:

· повышение осведомлённости путём небольших информационных рассылок;

· демонстрация на личном примере;

· проведение конкурса.

В процессе проработки находится бонусная система поощрения инициативных работников.

Отношение к системе в целом по филиалу неоднозначное. Опросы во время аудитов показали отсутствие как ярых сторонников, так и ярых противников проекта внедрения. Для повышения лояльности к проекту команда внедрения собирает пожелания работников по улучшению микроклимата в филиале и включает их в план мероприятий по совершенствованию. Организованы каналы получения обратной связи (электронная почта, viber), по которым приходят пожелания, предложения и критика (в большинстве случаев, конструктивная), что свидетельствует о неравнодушном отношении части работников к проекту. Команда внедрения ведёт реестр предложений и учитывает их во время аудита.

Эффект от внедрения

Помимо эстетической составляющей, которая пересекается со всеми принципами 5С, стоит отметить ускорение процесса инвентаризации оборудования и выполнения работ группой корпоративной защиты. Связано это с применением cтандарта рабочего места, содержащего данные об используемом оборудовании и его инвентарных номерах, что позволяет сократить время на поиск нужной информации. Благодаря схемам кабинетов в коридорах уменьшилось время поиска нужных работников на этаже.

За время своего существования филиал дважды переезжал с места на место. Использование принципов сортировки, заложенных в систему 5С, позволило существенно уменьшить объём перевозимых вещей и, как следствие, сократить время упаковки, распаковки, перевозки и финальной расстановки предметов. Если в первый переезд лишь часть сотрудников руководствовалась принципами 5С, тогда как остальные долго собирались, перевозились и раскладывались, не говоря уже о том, что часть лишних предметов после переезда приходилось просто выбрасывать, то во второй переезд опыт системы 5С был успешно принят на вооружение всеми работниками филиала.

Планы по развитию

Основной принцип 5С — непрерывное совершенствование, и поэтому команда внедрения и работники филиала постепенно, но планомерно проводят оптимизацию рабочих процессов, чтобы повысить эффективность сервисного сопровождения дочерних обществ ПАО «Газпром». Целевая оценка активного внедрения — не менее 75% по всем принципам 5С.

По мнению организаторов внедрения, проведение подобного пилотного внедрения «Системы 5С» и в другие структурные подразделения Общества смогло бы улучшить организацию рабочего пространства работников, тем самым повысив эффективность работы и улучшив качество оказываемых услуг.